Politique de confidentialité

Date d’entrée en vigueur : Septembre 2023 

Introduction 

La Clinique de Radiologie Radiomedic s’engage à protéger la confidentialité et la sécurité des informations personnelles de ses patients. Cette politique de confidentialité des données vise à expliquer comment nous collectons, utilisons, partageons et protégeons les données personnelles conformément à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels et aux autres lois applicables au Québec. 

Quelques définitions : 

• Renseignements personnels : Les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique et permettent de l’identifier. Ils comprennent notamment le nom, la date de naissance, l’adresse résidentielle, le numéro de téléphone, l’adresse de courriel personnelle et le numéro de RAMQ.  
• Consentement : Le consentement est l’autorisation de la personne titulaire des renseignements personnels à recueillir et à utiliser ses renseignements personnels. Le consentement doit être manifeste, libre, éclairé, être donné à des fins spécifiques, en termes simples et clairs, pour la durée nécessaire à la réalisation des fins auxquelles il a été demandé. 
• Personne responsable PRP : La personne responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (PRP). Son mandat lui a été délégué par la Direction générale de Radiomedic.  
• Tiers : Toute personne physique ou morale externe à Radiomedic, qui ne fait pas partie de ses patients ou des membres de son personnel. Le tiers peut inclure les médecins traitants, les cliniques externes, les partenaires, les consultants, les autres organismes externes, etc. 
• Nécessaire1 : La nécessité va au-delà de la simple utilité. Pour une entreprise, elle s’évalue par rapport à la finalité de la collecte et à sa proportionnalité. Ainsi, une collecte sera nécessaire si ces conditions sont toutes réunies : 
• L’objectif poursuivi est légitime, important et réel; 
• L’atteinte à la vie privée est proportionnelle à cet objectif, ce qui signifie plus précisément que : La collecte des renseignements est rationnellement liée aux objectifs. 
• L’atteinte au droit à la vie privée est minimisée. Autrement dit, il n’existe pas d’autres moyens d’atteindre les mêmes objectifs d’une façon qui porte moins atteinte à la vie privée. 
• La collecte, l’utilisation ou la communication du renseignement est nettement plus utile à l’organisme ou à l’entreprise que préjudiciable à la personne concernée. 

1. Collecte de Données Personnelles

Nous ne collectons que des données personnelles nécessaires lorsque vous consultez nos services de radiologie. Les données personnelles nécessaires que nous pouvons collecter comprennent, sans s’y limiter, les informations d’identification, les informations médicales et les données de contact.  

• Informations de santé : comprenant des détails de votre santé tels que votre historique médical, un document médical comprenant ou non un diagnostic, la consultation auprès d’un professionnel de la santé, la date de la consultation, vos médicaments, les ordonnances, et des données relatives à votre profil génétique. 
• Données collectées automatiquement lors de votre visite sur notre site web. 

Les données personnelles sont recueillies conformément à la Loi 25, qui renforce les protections en matière de protection des renseignements personnels, notamment en ce qui concerne la collecte, la conservation, et la sécurité des données personnelles ainsi qu’à des règlementations professionnelles établies selon le Collège des Médecins du Québec tel que le Guide de l’organisation des lieux et la gestion des dossiers médicaux en milieu extrahospitalier.  

Les données personnelles peuvent être recueillies de plusieurs façons tel que : 

1. En personne : Lorsque vous vous rendez en clinique, afin de compléter votre rendez-vous, nous recueillons vos renseignements personnels nécessaires pour vous identifier, vous fournir les services requis et communiquer les résultats.  

1. Par téléphone : Lorsque vous nous appelez pour prendre un rendez-vous, nous recueillons les renseignements personnels nécessaires pour compléter la pris de rendez-vous.  

1. Par voie électronique : Lorsque vous compléter une demande de rendez-vous à travers notre site web. Nous recueillons les renseignements personnels nécessaires reliés à une ordonnance médicale lorsqu’elle est soumise par courriel ou à travers notre site web.  

1. De notre site web : 

• En interagissant avec nos sites web, nous collectons diverses informations électroniquement grâce à des technologies telles que les cookies et les pixels, afin d’adapter nos sites à vos préférences, d’analyser l’utilisation de nos sites et de nos communications électroniques, et de vous proposer des publicités personnalisées de la Clinique Radiomedic avec l’aide de nos partenaires. Par exemple, nous utilisons votre localisation pour afficher nos sites dans la langue appropriée et nous utilisons les pages que vous visitez pour diffuser des publicités personnalisées sur les sites de nos partenaires, dans le respect des lois applicables. 
• Les cookies sont de petits fichiers stockés sur votre ordinateur pour sauvegarder des informations telles que vos données de connexion ou votre choix de langue entre vos visites, facilitant ainsi votre connexion ultérieure. Les pixels sont de petits fichiers image contenant des informations telles que votre adresse IP, permettant de comprendre votre comportement en ligne, de surveiller la livraison de nos e-mails et de vous présenter des publicités personnalisées. Nous utilisons des outils tiers comme Google Analytics et HotJar pour analyser l’utilisation de nos sites et fournir des rapports d’activité anonymisés, sans transmettre d’informations personnelles identifiables. 
• Vous pouvez désactiver ou supprimer ces technologies via les paramètres de votre navigateur à tout moment. 

2. Utilisation des Données Personnelles

Nous utilisons les données personnelles de nos patients dans le but de fournir des services de radiologie de haute qualité, y compris pour l’évaluation et le diagnostic médical. Ces données peuvent également être utilisées pour la gestion des rendez-vous, vérification de l’identité du patient, la communication avec les patients, l’administration des dossiers des patients, la formation du personnel, et pour respecter les exigences légales. 

1. Gestion de nos activités et opérations 

Nous utilisons vos données personnelles pour diverses opérations et activités, telles que : 

• Maintenir et gérer nos systèmes informatiques, notamment pour assurer la sécurité de nos réseaux. 
• Gérer et améliorer l’expérience sur nos sites web, par exemple en utilisant des cookies. 
• Vous permettre de participer à des sondages de satisfaction après vos rendez-vous. 

• Garantir la sécurité des clients, des employés et des biens, notamment dans nos cliniques. 
• Respecter nos obligations légales en fournissant des rapports aux autorités gouvernementales si nécessaire. 

1. Nos communications 

Avec votre consentement, nous utilisons vos données personnelles pour vous contacter de différentes manières, notamment: 

• Envoyer nos infolettres, avec la possibilité de vous désabonner à tout moment. 
• Vous informer sur nos programmes, produits, services ou événements susceptibles de vous intéresser via divers moyens tels que l’email, téléphone, SMS ou courrier. 
• Diffuser des publicités personnalisées sur nos produits ou services si nous pensons qu’ils peuvent vous intéresser. 

Votre consentement est nécessaire pour recevoir nos communications commerciales par email, conformément à la loi. Sans votre consentement, nous ne pouvons pas vous les envoyer. Si vous souhaitez vous désabonner de nos communications commerciales après avoir consenti à les recevoir, veuillez suivre la procédure de désabonnement incluse dans chaque message. Pour plus d’informations, consultez la section “Comment modifier mes préférences en matière de confidentialité?” 

1. Analyse de données et recherche 

Nous utilisons vos données personnelles pour effectuer des analyses de données et de la recherche dans le but d’améliorer nos produits et services de santé, ainsi que nos programmes, promotions, concours ou événements, et pour mieux comprendre notre clientèle. Habituellement, nous agrégeons et/ou anonymisons vos données personnelles pour qu’elles ne contiennent plus d’informations permettant de vous identifier. 

Par exemple, ces analyses de données et de recherche peuvent être utilisées pour : 

• Évaluer l’efficacité des traitements et développer des améliorations ou des outils pour améliorer les diagnostics ou l’interprétation d’imagerie. 
• Mener des recherches en santé et en génétique. 
• Améliorer la performance de nos sites web et créer un contenu plus adapté aux intérêts de nos visiteurs. 
• Mesurer l’efficacité de notre marketing et développer des campagnes répondant aux besoins de nos clients. 
• Développer de nouveaux produits et services de santé répondant aux besoins de nos clients. 
• Effectuer des analyses de données et de la recherche pour développer de nouveaux outils tels que des algorithmes ou des rapports. 

3. Partage des Données Personnelles

Nous ne partageons les données personnelles des patients qu’avec des tiers autorisés, tels que les membres de la Direction, professionnels de la santé impliqués dans le traitement du patient, les autorités de régulation et les organismes de santé conformément à la loi et au consentement du patient. Nous demandons formellement à notre personnel et à ces tiers de respecter leurs obligations de confidentialité.  

Nous pouvons partager des informations agrégées et/ou anonymisées avec des tiers, tels que le gouvernement, les compagnies pharmaceutiques, les médecins et d’autres acteurs du domaine médical. Nous ne divulguons pas vos données personnelles à des tiers en dehors de notre groupe de sociétés, sauf dans les cas suivants : 

1. Fournisseurs de services : Nous pouvons partager vos données personnelles avec des fournisseurs de services qui nous aident à fournir nos services, à exploiter nos systèmes technologiques, ou à mettre en œuvre nos stratégies de publicité et de marketing. Par exemple, nous pouvons utiliser des laboratoires tiers pour des tests spécifiques ou des fournisseurs de courriel pour l’envoi de nos newsletters.
2. Vente ou transfert d’entreprise : En cas de vente, fusion ou autre transaction commerciale, vos données personnelles peuvent être transférées à des tiers impliqués dans cette opération.
3. Autres motifs autorisés : Dans certaines circonstances, la loi peut autoriser ou exiger la collecte, l’utilisation ou la communication de vos données personnelles sans votre consentement. Par exemple, pour enquêter sur des activités illégales ou pour protéger la sécurité publique.
4. Avec votre consentement : Avec votre accord explicite, nous pouvons partager vos données personnelles avec des tiers tels que votre assureur, votre employeur ou votre médecin traitant.

Veuillez noter que si vous utilisez nos services et que vous possédez un numéro d’assurance maladie émis par la RAMQ, nous pourrions être tenus de communiquer vos informations de santé conformément à la Loi concernant le partage de certains renseignements de santé. En utilisant nos services, vous consentez à de telles communications. 

4. Protection des Données Personnelles

Nous mettons en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles pour protéger les données personnelles contre les accès non autorisés, la perte, la divulgation, la destruction, et la modification non autorisés. Nous formons notre personnel à la protection des données personnelles et à la confidentialité. 

5. Conservation des Données

Nous conservons les données personnelles des patients durant toute la durée de notre relation d’affaires avec le patient et aussi longtemps que nécessaire pour respecter les obligations légales et réglementaires.  

Les renseignements personnels ne sont pas conservés sur aucun support physique tels que dossiers en papier ou tableau de production, mais sont plutôt conservés sur des supports numériques locaux tels que des disques durs portables et clés USB et serveurs de données locaux et des supports infonuagiques. 

Une fois que ces données ne sont plus requises, nous les supprimons de manière sécurisée de manière à ce qu’elles ne puissent plus vous identifier. 

6. Sécurité 

Nous utilisons les technologies et les procédures de sécurité suivantes pour protéger les renseignements personnels : 

• Pare-feu logiciel 
• Pare-feu matériel 
• Antivirus et scan régulier sur tous les ordinateurs du réseau 
• Chiffrement des données sur notre site Web 
• Chiffrement des données de nos bases de données 
• Contrôle des accès logiciels aux données informatiques 

• Contrôle des accès physique aux bureaux et à la salle des serveurs 
• Formation des employés sur l’hameçonnage 

7. Consentement

Nous obtenons le consentement éclairé des patients avant de collecter ou d’utiliser leurs données personnelles, sauf dans les cas où la loi le permet autrement.  

Lorsque vous faites usage de nos services et explorez nos sites web, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos données personnelles conformément aux termes énoncés dans la présente politique. Il est important de noter que dans certaines situations, votre autorisation peut être implicite, ce qui signifie que votre consentement est présumé en fonction de vos actions ou de votre inaction lors de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation de vos informations personnelles. 

En général, nous solliciterons votre consentement lorsque nous avons l’intention d’utiliser vos informations personnelles à des fins nouvelles ou différentes de celles énoncées dans la présente politique, ou autrement au moment de la collecte, tel que spécifié, par exemple, dans un formulaire de consentement dédié ou dans des modalités spécifiques à un service auquel vous souscrivez. 

8. 8. Droits des Patients

Les patients ont le droit d’accéder à leurs données personnelles, de les corriger, de les supprimer, de s’opposer à leur traitement, et de retirer leur consentement, conformément à la loi. Pour exercer ces droits, les patients doivent nous contacter en utilisant les coordonnées du responsable fournies à la fin de cette politique. 

9. 9. Contact

Pour toute question concernant cette politique de confidentialité des données ou pour exercer vos droits en matière de protection des données, veuillez contacter la personne responsable de la protection des renseignements personnels : 

Responsable de la Protection des Données (RPD) 

Courriel : admin@radiomedic.ca  

Conclusion 

La Clinique de Radiologie Radiomedic s’engage à respecter la confidentialité et la sécurité des données personnelles de ses patients. Cette politique est sujette à des révisions périodiques, et les mises à jour seront publiées sur notre site Web. Nous vous encourageons à consulter régulièrement notre politique de confidentialité des données pour rester informé des derniers changements.